Ist die Rechnung mit einer „qualifizierten“ digitalen Signatur versehen?

Die Signatur von switchplus entspricht der fortgeschrittenen digitalen Signatur (wie in der EIDI-V verlangt) und entspricht den gesetzlichen Mindestanforderungen. Sie können die Signatur am Computer prüfen.

Detailinformationen

Infos zur qualifizierten digitalen Signatur

Eine qualifizierte digitale Signatur ist nicht notwendig, weil die Rechnung

  1.       zwar digital zugesendet wird,
  2.       aber keinen strukturierten Datensatz zur Weiterverarbeitung enthält
  3.       und nicht digital weiterverarbeitet wird.

Wollen Sie aber dieses Dokument digital weiterverarbeiten, so können Sie dieses selber mit einer qualifizierten Unterschrift versehen; oder so wie das die meisten machen: „ausdrucken, buchen, ablegen“.

Begriff „elektronische Rechnung“

PDF Rechnungen, welche per E-Mail zugesandt werden, fallen nicht unter den Begriff „Elektronische Rechnung“. Diese Bestimmung gilt in der Schweiz, wie auch in der EU. Ebenso steht dem Empfänger einer Rechnung beim Vorsteuerabzug die im MWSTG beschriebene Beweismittelfreiheit zu.

– Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV: Beweismittelfreiheit
– Eidgenössische Stuerverwaltung ESTV: Erläuterungen zur EIDI-V

Artikel 7 ElDI-V macht die Verwendung von Dateiformaten mit strukturierten und maschinell auswertbaren Inhalten erforderlich. Andere Dateiformate sind verwendbar, wenn

  •  die Auswertbarkeit aus der Finanzbuchhaltung möglich ist und
  •  die Dateien nachweisbar keine dynamischen Inhalte aufweisen.

In Fällen, in denen die Daten einer Rechnung in mehr als einer Datei (unterschiedliche Dateiformate) enthalten sind, müssen die mehrfach vorhandenen Daten nachweislich übereinstimmen. Die dazu getroffenen Massnahmen sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Das Forum „SWISS DIGIN“ der Fachhhochschule Nordwestschweiz in Basel beschreibt genau was eine elektronische Rechnung ist:

„Als elektronische Rechnungsstellung wird in diesem Zusammenhang verstanden:

  • Die Rechnungsdaten werden in einem strukturierten, vom Kunden gewünschten Format übermittelt.
  •  Die Rechnung ist mit einer ElDI-V konformen Signatur versehen.
  •  Für Kontroll- und Recherche-Zwecke wird der Inhalt der Rechnung in der Regel zusätzlich in einem Bildformat (PDF, TIF, etc.) dargestellt.

Unterstützung Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail als Word- oder PDF-Dokument zählt in der Schweiz nicht als elektronische Rechnung im steuer- und handelsrechtlichen Sinn. Weil die Daten zudem nicht in strukturierter Form vorliegen, wird dadurch auch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung auf der Seite des Kunden nicht unterstützt.

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